Entscheiden Sie, was die Notizen erfassen müssen
Identifizieren Sie vor dem Meeting die Entscheidungen und Fragen, die die Gruppe klären muss. Verwenden Sie eine einfache Struktur: Kontext, Entscheidungen, Maßnahmen und offene Fragen. Lassen Sie Platz für unterstützende Zeitstempel.
Wählen und testen Sie Ihre Meeting-Aufnahmemethode. Erklären Sie den Teilnehmern die Aufzeichnung und befolgen Sie die Aufzeichnungsregeln des Meetings.
Verpflichtungen explizit machen
Wenn eine Aufgabe vorgeschlagen wird, fragen Sie, wer dafür verantwortlich ist und ob ein Datum vereinbart wurde. Bestätigen Sie eine Entscheidung laut, anstatt sie impliziert zu lassen. Dies verbessert das Ausgangsmaterial, auf das sich die Notizen stützen werden.
Halten Sie Ihre eigene kurze Notiz über eine wichtige Korrektur außerhalb des Protokolls oder eine Entscheidung, die außerhalb des erfassten Gesprächs getroffen wurde. Kennzeichnen Sie deren Quelle, anstatt sie der Aufzeichnung zuzuschreiben.
Einen Entwurf erstellen
Öffnen Sie die verarbeitete Aufzeichnung in Ask AI und fordern Sie an:
Erstellen Sie Besprechungsnotizen mit Kontext, Entscheidungen, Maßnahmen und offenen Fragen. Fügen Sie für jede Maßnahme einen Verantwortlichen und eine Frist nur dann hinzu, wenn diese angegeben sind. Markieren Sie fehlende Details als unbestätigt. Fügen Sie, wo verfügbar, Quellzeitstempel hinzu.
Überprüfen Sie das Transkript um jede Verpflichtung herum. Ein Vorschlag, eine Schätzung und eine genehmigte Entscheidung sollten nicht unter derselben Überschrift erscheinen.
Den Entwurf prüfen
- Bestätigen Sie die Sprechernamen anhand der Aufzeichnung.
- Überprüfen Sie Zahlen, Daten und zitierte Formulierungen.
- Trennen Sie vereinbarte Maßnahmen von Ideen, die noch diskutiert werden.
- Bitten Sie die verantwortlichen Personen, umstrittene oder fehlende Details zu bestätigen.
- Speichern Sie die überprüften Notizen mit einem klaren Besprechungstitel und Datum.
Für wiederholte Besprechungen verwenden Sie die Dokumentstruktur wieder, nicht unbestätigte Inhalte aus der vorherigen Besprechung.
Teilen und nachverfolgen
Verwenden Sie die Dokumentfreigabe oder exportieren Sie die Notizen für Ihr Team. Überprüfen Sie den Zugriff auf die Quellaufzeichnung separat. Halten Sie eine Korrektur für die Empfänger sichtbar, wenn Sie eine Entscheidung nach dem Teilen überarbeiten.
Kopieren Sie bestätigte Aufgaben in das Aufgabensystem Ihres Teams und verfolgen Sie den Abschluss dort. Eine generierte Aktionsliste bedeutet nicht, dass Aufgaben zugewiesen oder mit einem anderen Produkt synchronisiert wurden.
Siehe Genauigkeit und Methodik für KI-Einschränkungen und Transkriptkorrekturen, wenn ein Quellfehler die Notizen beeinflusst.