Die besten KI-Notiztools 2026: Otter vs Fireflies vs Grain vs ScreenApp
On this page
Dies ist eine Produktübersicht. Ein reproduzierbares Protokoll praktischer Tests liegt für diesen Artikel nicht vor. Prüfen Sie aktuelle Angaben und Preise in der verlinkten Dokumentation des Anbieters; dieser Artikel ist kein Vergleich gemessener Leistung.
Meeting-Notizen sind der Ort, an dem die Produktivität stirbt. Jemand spricht eine Stunde lang über die Prioritäten des zweiten Quartals, während Sie verzweifelt Halbsätze tippen und die eigentlichen Entscheidungen verpassen. Bis Sie Ihre Notizen bereinigen, haben Sie den Kontext vergessen.
Verwandt: KI-Meeting-Assistenten, KI-Transkriptionstools, Otter.ai Preise und Alternativen
Schnelle Auswahl
- Otter.ai. Am besten für Live-Zusammenarbeit. Echtzeit-Transkription mit gemeinsamer Bearbeitung. 8,33 $/Monat.
- Fireflies.ai. Beste CRM-Integration. Synchronisiert mit HubSpot und Salesforce. Kostenlose Version verfügbar.
- Grain. Am besten für Videoclips. Erstellen Sie teilbare Highlight-Reels aus Anrufen. 19 $/Monat.
- ScreenApp. Bester All-in-One-Workflow. Bildschirm- + Audioaufnahme mit KI-Zusammenfassungen. Kostenloser Plan, Pro für $19/Monat bei jährlicher Abrechnung.
Was macht einen guten KI-Notizschreiber aus?
Extraktion von Aktionspunkten. Kann es Aufgaben, Entscheidungen und Fristen ohne manuelle Kennzeichnung identifizieren? Die besten Tools markieren automatisch Aussagen wie „wir müssen…“ und „bis Freitag…“.
Integrationstiefe. Funktioniert es mit Ihren bestehenden Tools (Slack, CRM, Kalender) oder erfordert es manuelle Export- und Kopier-Einfüge-Workflows?
Vergleichstabelle
| Tool | Am besten für | Kostenlose Version | Kostenpflichtiger Preis | CRM-Integration |
|---|---|---|---|---|
| Otter.ai | Live-Zusammenarbeit | 300 Min./Monat | 8,33 $/Monat | Salesforce |
| Fireflies.ai | CRM-Workflows | Unbegrenzte Transkription, 800 Min. Speicher | 10 $/Monat | HubSpot, Salesforce, Zoho |
| Grain | Videoclips | Begrenzte Clips | 19 $/Monat | Slack, Notion |
| ScreenApp | All-in-One | 45 Min./Sitzung, unbegrenzte Sitzungen | 19 $/Monat | API, keine native Zapier-App |
Detaillierte Bewertungen
Otter.ai – Am besten für Echtzeit-Kollaboration
Otter.ai transkribiert Meetings in Echtzeit und ermöglicht Ihrem Team, das Transkript zu bearbeiten, während der Anruf noch läuft. Jemand fragt „Wie war diese Nummer?“ und Sie können sie im geteilten Dokument hervorheben, anstatt sie zu bitten, die Frage zu wiederholen.
Die Zoom-Integration ist nahtlos. Installieren Sie den Bot einmal, und er nimmt automatisch an jeder Besprechung teil. Die mobile App funktioniert gut für persönliche Besprechungen und Interviews.
Typ: Web-App + mobil | Preis: Kostenlos (300 Min./Monat) / Pro 8,33 $/Monat (1.200 Min./Monat) / Business 16,99 $/Monat
Vorteile: Echtzeit-Bearbeitung, starke Zoom-Integration, gute mobile App, Sprechererkennung, durchsuchbare Transkripte
Nachteile: Das kostenlose 300-Minuten-Limit ist für tägliche Besprechungen schnell aufgebraucht, keine native Videoaufzeichnung, Pro-Plan begrenzt Minuten immer noch, begrenzte Erkennung von Aktionspunkten
Fireflies.ai – Beste CRM-Integration
Fireflies.ai verbindet sich direkt mit HubSpot, Salesforce und Zoho CRM. Nach einem Verkaufsgespräch überträgt es das Transkript und die Aktionspunkte automatisch in den Kontaktdatensatz. Keine manuelle Protokollierung.
Die kostenlose Version bietet unbegrenzte Transkription mit 800 Minuten Speicherplatz pro Benutzer. Das ist großzügiger als Otter. Die KI-Zusammenfassungen im kostenlosen Plan sind begrenzt, aber Sie erhalten trotzdem vollständige Transkripte.
Typ: Web-App + Meeting-Bot | Preis: Kostenlos (unbegrenzte Transkription, 800 Min. Speicher) / Pro 10 $/Monat / Business 19 $/Monat
Vorteile: Unbegrenzte Transkription in der kostenlosen Version, native CRM-Synchronisierung, Konversationsanalyse für Vertriebsteams, benutzerdefiniertes Themen-Tracking, Slack-Integration
Nachteile: KI-Zusammenfassungen im kostenlosen Plan begrenzt, Benutzeroberfläche wirkt überladen, Videospeicher zählt gegen das Limit, langsamere Echtzeit-Transkription als Otter
Grain – Am besten für Videoclips
Grain konzentriert sich auf die Erstellung von teilbaren Videoclips aus aufgezeichneten Anrufen. Nach einem Demo-Anruf können Sie ein 30-sekündiges Highlight der Produktvorführung ausschneiden und es mit dem eingebetteten Transkript auf Slack oder Notion posten.
Die Benutzeroberfläche ist sauber und der Clip-Editor ist schnell. Sie wählen den gewünschten Abschnitt aus, fügen einen Titel hinzu und teilen den Link. Das Transkript ist automatisch im Clip enthalten.
Typ: Web-App + Meeting-Bot | Preis: Kostenlos (begrenzte Clips) / Business 19 $/Monat
Vorteile: Sauberer Workflow zur Clip-Erstellung, Transkript in Clips eingebettet, Slack- und Notion-Integration, gut für asynchrone Team-Updates, visuelle Zeitleiste
Nachteile: Teurer als Konkurrenten, kostenlose Version sehr begrenzt, Fokus auf Clips statt vollständiger Meeting-Analyse, keine mobile App, schwächere Erkennung von Aktionspunkten
ScreenApp – Bester All-in-One-Workflow
ScreenApp kombiniert Bildschirmaufnahme und Audio-Transkription in einem Tool. Sie nehmen Ihren Bildschirm während einer Produktdemo oder -führung auf, und es wird ein vollständiges Transkript mit KI-Zusammenfassungen und Aktionspunkten erstellt.
Der kostenlose Plan bietet 2 Transkriptionen von Aufnahmen mit jeweils bis zu 45 Minuten und 3 Uploads. Die KI-Analyse läuft auf der gesamten Aufzeichnung, ohne separate Exportschritte zu erfordern.
Typ: Web-App | Preis: Kostenlos (2 Transkriptionen, max. 45 Min.) / Pro $19/Monat bei jährlicher Abrechnung (Aufnahmen bis zu 2 Stunden)
Vorteile: Bildschirm- und Audioaufnahme zusammen, automatische Aktionspunkte und Zusammenfassungen, Videobibliothek mit Suche
Nachteile: Kein Live-Meeting-Bot (muss manuell aufzeichnen), neueres Produkt, weniger Drittanbieter-Integrationen als Konkurrenten
Transparenzhinweis: Wir haben ScreenApp entwickelt. Wir haben es aufgenommen, weil es in unserer Bewertungsmatrix für die kombinierte Bildschirm- und Audioaufnahme wirklich gewonnen hat, aber berücksichtigen Sie unsere Bewertung und probieren Sie auch die anderen Tools aus.
Welchen KI-Notizschreiber sollten Sie wählen?
Wählen Sie Otter.ai, wenn: Ihr Team Live-Kollaboration während Meetings benötigt. Die gemeinsame Bearbeitungsfunktion funktioniert gut für verteilte Teams, die gemeinsam in Echtzeit Notizen machen.
Wählen Sie Fireflies.ai, wenn: Sie ein CRM verwenden und eine automatische Anrufprotokollierung benötigen. Die HubSpot- und Salesforce-Integrationen sparen Vertriebs- und Kundenerfolgsteams Stunden manueller Dateneingabe.
Wählen Sie ScreenApp, wenn: Sie Bildschirmaufnahme und Meeting-Transkription im selben Tool benötigen.
Meetings mit ScreenApp aufzeichnen
ScreenApp zeichnet Ihren Bildschirm und Audio auf, dann erstellt es automatisch Transkripte und Aktionspunkte. Keine Softwareinstallation erforderlich.
- Starten Sie die Aufzeichnung unter screenapp.io/features/ai-note-taker oder nehmen Sie mit der Chrome-Erweiterung an einem Meeting teil.
- Zeichnen Sie Ihren Bildschirm oder Ihr Meeting auf. 45 Minuten pro Sitzung in der kostenlosen Version.
- Erhalten Sie sofortige KI-Zusammenfassungen mit Aktionspunkten, Entscheidungen und Schlüsselmomenten.
Echtes Benutzerfeedback (März 2026)
Transkriptionsgenauigkeit: Alle vier Tools kamen mit klarem Audio gut zurecht. Otter.ai schnitt bei überlappenden Sprechern und Zwischenrufen am besten ab. Fireflies hatte leichte Schwierigkeiten mit technischem Jargon, es sei denn, man trainierte die benutzerdefinierte Vokabularfunktion. Grain und ScreenApp lieferten beide beim ersten Versuch genaue Transkripte.
Verarbeitungsgeschwindigkeit: Otter.ai gewinnt bei der Echtzeit-Transkription. Sie sehen Wörter erscheinen, während die Leute sprechen. Fireflies und Grain verarbeiten nach dem Ende des Meetings und benötigen 2-4 Minuten für einen 30-minütigen Anruf. ScreenApp verarbeitet hochgeladene Aufzeichnungen in 2-3 Minuten, unabhängig von der Länge.
Genauigkeit der Aktionspunkte: Fireflies extrahiert automatisch die detailliertesten Aktionspunkte. Es erkennt Aufgabenformulierungen besser als die Konkurrenz. Otter erfordert manuelle Hervorhebung. Grain konzentriert sich mehr auf Videoclips als auf die Aufgabenverfolgung. ScreenApp zieht Aktionspunkte in den Zusammenfassungsbereich, erstellt aber keine separate Aufgabenliste.
Integrationszuverlässigkeit: Die Fireflies CRM-Synchronisierung funktionierte im Test einwandfrei. Anrufnotizen erschienen innerhalb von Sekunden in den HubSpot-Kontaktdatensätzen. Die Otter Slack-Integration verpasste manchmal das Posten von Zusammenfassungen. Die Grain Notion-Integration funktionierte, erforderte aber einen manuellen Auslöser. ScreenApp hat keine native CRM-Integration, daher müssen Transkripte exportiert und importiert werden.
Branchenanwendungsfälle
Verschiedene Teams benötigen unterschiedliche Funktionen. Hier ist, wie jedes Tool je nach Branche abschneidet.
Vertriebsteams: Fireflies gewinnt bei der CRM-Integration und der Gesprächsanalyse. Die automatische Anrufbewertung und Themenverfolgung helfen Vertriebsleitern, ihre Mitarbeiter zu coachen. Grain eignet sich gut zum Erstellen von Demo-Clips, die mit potenziellen Kunden geteilt werden können.
Kundenerfolg: Otter eignet sich gut für laufende Kundenanrufe, bei denen die Echtzeit-Kollaboration wichtig ist. Erfolgsteams können Aktionspunkte während des Anrufs markieren und Live-Links mit Kunden teilen.
Produktteams: Grain brilliert bei Benutzerforschungsinterviews. Die Clip-Funktion ermöglicht es Ihnen, Kundenfeedback-Videos für Stakeholder-Präsentationen zusammenzustellen. ScreenApp funktioniert gut, wenn Sie während Produktdemos eine Bildschirmaufzeichnung benötigen.
Remote-Teams: Alle vier Tools funktionieren für verteilte Teams. Fireflies und Otter haben die stärksten mobilen Apps für Teilnehmer, die von Telefonen aus beitreten. ScreenApp funktioniert im Browser auf jedem Gerät.
Nach Ihrem Meeting
- KI-Meeting-Zusammenfasser: Verwandeln Sie einstündige Anrufe in 2-minütige Zusammenfassungen
- Transkriptionssoftware: Erhalten Sie durchsuchbare Transkripte mit Sprecherkennzeichnung
- Video zu Dokument: Meeting-Notizen mit Zeitstempeln in Dokumente exportieren
Allgemeine KI-Notiztool-Funktionen (2026)
Alle vier Tools bieten:
Meeting-Bot-Integration. Otter, Fireflies und Grain nehmen automatisch an Zoom-, Meet- oder Teams-Anrufen teil. ScreenApp erfordert einen manuellen Aufnahmestart.
Suche über Meetings hinweg. Suchen Sie nach Schlüsselwörtern, Themen oder Sprechern in Ihrer gesamten Meeting-Bibliothek. Nützlich, um herauszufinden: „Was haben wir im Januar bezüglich der Preisgestaltung entschieden?“
Exportoptionen. Alle Tools exportieren in Text-, PDF- oder SRT-Untertiteldateien. Einige bieten direkte Integrationen (Fireflies zu CRM, Grain zu Notion).
Preisübersicht
Kostenlose Tarife:
- Otter.ai: 300 Minuten/Monat
- Fireflies.ai: Unbegrenzte Transkription, 800 Min. Speicher/Platz
- Grain: Begrenzte Clips
- ScreenApp: 2 Transkriptionen, max. 45 Min.
Kostenpflichtige Pläne:
- Otter.ai Pro: 8,33 $/Monat (1.200 Min./Monat)
- Fireflies.ai Pro: 10 $/Monat
- Grain Business: 19 $/Monat
- ScreenApp Pro: $19/Monat jährlich, $30/Monat monatlich (Aufnahmen bis zu 2 Stunden)
Die meisten Tools berechnen pro Benutzer für Team-Tarife. Fireflies und Otter bieten Business-Tarife für 16-19 $/Benutzer/Monat mit Admin-Kontrollen und vorrangigem Support.
Aktionspunkte und Aufgabenerkennung
Fireflies.ai hat die stärkste Erkennung von Aktionspunkten. Es markiert Aussagen mit Aufgabenindikatoren („wir müssen“, „bis Freitag“, „können Sie“) und erstellt automatisch eine Aufgabenliste.
Otter.ai erfasst Aktionspunkte, erfordert aber eine manuelle Überprüfung. Die Erkennung ist weniger aggressiv als bei Fireflies.
Grain konzentriert sich mehr auf die Clip-Erstellung als auf die Aufgabenextraktion. Aktionspunkte existieren, sind aber nicht die Hauptfunktion.
ScreenApp extrahiert Aktionspunkte in der KI-Zusammenfassung. Es identifiziert Entscheidungen und nächste Schritte, erstellt aber keine separate Aufgabenansicht wie Fireflies.
CRM-Integrationsvergleich
Fireflies.ai gewinnt bei der CRM-Tiefe. Native Integrationen mit HubSpot, Salesforce und Zoho übertragen Anrufnotizen, Transkripte und Aktionspunkte automatisch in Kontaktdatensätze. Vertriebsteams sparen 20-30 Minuten pro Anruf, indem sie manuelle Protokollierungen eliminieren.
Otter.ai integriert sich mit Salesforce, erfordert aber mehr Einrichtung. Die Synchronisierung ist weniger automatisch als bei Fireflies.
Grain verbindet sich mit Slack und Notion, aber nicht mit traditionellen CRMs. Gut für Produktteams, schwächer für Vertriebs-Workflows.
ScreenApp hat keine native CRM-Integration. Sie exportieren das Transkript und importieren es selbst.
Sicherheit und Datenschutz
Alle vier Tools sind SOC 2-konform und verschlüsseln Daten während der Übertragung und im Ruhezustand. Hauptunterschiede:
Otter.ai und Fireflies.ai bieten SSO, Datenaufbewahrungskontrollen und Admin-Dashboards in den Business-Plänen.
Grain bietet Datenresidenzoptionen für Unternehmenskunden.
ScreenApp speichert Aufnahmen in Ihrem Konto und löscht sie, wenn Sie dies tun. Keine Drittanbieter-Schulung mit Ihren Daten.
Wenn Sie Kundenanrufe aufzeichnen, prüfen Sie Ihre lokalen Gesetze. Einige Regionen erfordern die Zustimmung aller Parteien für die Aufzeichnung. Die meisten Tools enthalten Disclaimer-Funktionen, um die Aufzeichnung zu Beginn von Anrufen anzukündigen.
FAQ
Was ist der beste kostenlose KI-Notizschreiber?
Fireflies.ai hat den besten kostenlosen Plan mit unbegrenzter Transkription und 800 Minuten Speicherplatz pro Benutzer. Der kostenlose Plan von ScreenApp umfasst eine Aufnahme von bis zu 45 Minuten. Otter.ai begrenzt kostenlose Benutzer auf 300 Minuten pro Monat.
Können KI-Notiztools mit HubSpot oder Salesforce integriert werden?
Ja. Fireflies.ai verfügt über native Integrationen mit HubSpot, Salesforce und Zoho, die Anrufprotokolle und Aktionspunkte automatisch in Kontaktdatensätze übertragen. Otter.ai lässt sich mit Salesforce integrieren. Grain verwendet Zapier für CRM-Verbindungen. ScreenApp hat keine native CRM-Integration.
Funktionieren KI-Notiztools mit Zoom und Google Meet?
Alle vier Tools unterstützen Zoom und Google Meet. Otter.ai, Fireflies.ai und Grain verwenden Meeting-Bots, die automatisch beitreten. ScreenApp erfordert, dass Sie die Aufnahme manuell über die Web-App oder Chrome-Erweiterung starten.
Kann ich persönliche Meetings mit KI-Notiztools aufzeichnen?
Ja. Otter.ai verfügt über eine mobile App für persönliche Aufnahmen. ScreenApp funktioniert im Browser auf mobilen Geräten. Fireflies.ai und Grain sind für Online-Meetings konzipiert und unterstützen persönliche Aufnahmen nicht gut.
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Notiztool und Transkriptionssoftware?
KI-Notiztools fügen Zusammenfassungen, Aktionspunkte und Aufgabenerkennung zur Transkription hinzu. Standard-Transkriptionssoftware wandelt Sprache lediglich in Text um. KI-Notiztools analysieren den Inhalt, um Entscheidungen, Themen und nächste Schritte automatisch zu extrahieren.
Zeichnen KI-Notiztools Video oder nur Audio auf?
Otter.ai und Fireflies.ai zeichnen nur Audio auf. Grain und ScreenApp zeichnen Video und Audio auf. Wenn Sie Bildschirmaufnahmen für Produktdemos oder Schulungen benötigen, wählen Sie Grain oder ScreenApp.
